Украинские тендеры или школа строительного бизнеса

Полева А. Украинские тендеры или школа строительного бизнеса // Капстроительтво. 2002 . №7. C. 48-49

ТЕОРИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРОВ

Основная цель проведения тендера - выбор организатором наилучшего предложения от представленных компаний в области строительства, дизайна, архитектуры. Тендер проводится на бесплатной основе в соответствии с определенными правилами. Другими словами, тендер представляет собой что-то вроде добровольного состязания компаний за получение заказа от клиента. Победителем тендера становится, как правило, только одна компания. Это означает, что именно ее концепция, предложение или работа получает право на жизнь в бурном море строительного рынка и оплачивается заказчиком. Организатору тендер дает возможность ознакомиться с различными точками зрения профессионалов на объект и выбрать лучшее. Для участников это возможность показать свой профессиональный уровень, получить заказ, использовать факт победы в тендере для своего "промо".

Кстати, главным условием проведения тендера является его открытость и предоставление полной информации. Строительная компания имеет право знать, с кем из конкурентов ему предстоит состязаться. Поэтому в число обязанностей организатора входит составление списка компаний - участников (сначала потенциальных, а затем тех, кто подтвердил участие) и ознакомление с ним претендентов на заказ. Состав и количество участников могут кардинально повлиять и на уровень работ, и на сам факт участия строительных компаний. Некоторые принципиально не участвуют в тендерах со своими прямыми конкурентами или операторами с плохой репутацией. Кстати, отказ от участия в тендере - вполне нормальное явление. С другой стороны, включение компании в список участников тендера в соседстве именитых, известных коллег, организованного крупным, известным заказчиком, уже является рекламой и показателем уровня участника.

Рекомендуемое количество участников тендера - не более пяти, большее количество участников, как свидетельствует мировой опыт, может негативно повлиять на качество процесса и конечного результата.

Очень важны сроки проведения тендера. Авральные сроки превращают тендер в формальность: предложение участия в тендере, присланное за два - три дня до его окончания, лучше проигнорировать как несерьезное. Слишком растянутые сроки тоже не на пользу тендеру - участник может попросту отказаться от дальнейшего участия. Оптимальный срок составляет две-три недели. Некорректно приглашать одного из участников "в последний момент", это ставит неравные условия по срокам подготовки.

Процедура презентации и форма тендерных работ различны - от предоставления распечаток, доставленных курьером, до личного представления работы в виде электронной презентации. Главное, чтобы участник был ознакомлен с требованиями организатора тендера во избежание неприятных неожиданностей. Принципы отбора победителей организатор должен определить заранее и поставить в известность участников. Чем более четкие критерии приводятся, тем больше доверия к организатору. Как свидетельствует украинский опыт проведения тендеров, именно по причине субъективной оценки разработок ("если понравится нашему руководству") многие строительные компании негативно относятся к тендерам.



Стремительно ворвавшись к нам вместе с рыночной экономикой, в украинском строительном мире понятие "тендер" прочно укрепляет свои позиции, используя мировой опыт и вырабатывая свои правила игры.



Предположение некоторыми тендерами предоставления готового проекта также не говорит о серьезности мероприятия. Профессиональные компании тщательно изучают объект строительных работ, прежде чем создать готовый проект. Поэтому организаторам нужно понимать, что "готовые" продукты в любом случае будут "сырыми". Нельзя совмещать в одном тендере разные области строительных работ, организатору лучше определить приоритеты или проводить два разных тендера. Некоторые заказчики стремятся отдать реализацию проекта в одни руки, но на самом деле любая организация может быть лидером только в чем-либо одном. Для выполнения остальных работ или услуг привлекаются подрядчики - опять-таки специализированные компании.

Исходя из вышесказанного, вырисовывается определенный алгоритм проведения тендера:

1. Определить цель, объект и сроки проведения тендера.

2. Составить бриф для участников тендера. Бриф должен содержать:

? Сроки тендера.

? Правила участия.

? Цель тендера.

? Объект тендера и его характеристики.

? Предполагаемый бюджет.

? Информацию о рынке, конкурентах, данные исследований, имеющиеся материалы и т.д.

? Критерии отбора победителей.

? Форму представления работ/предложений.

? Другие пожелания.

3. Составить список потенциальных участников тендера (до 10 компаний).

4. Разослать приглашения на участие в тендере (со списком потенциальных участников) и бриф. Как вариант -поместить информацию в СМИ, Интернет об объявлении тендера.

5. Получить подтверждение участия в тендере.

6. Получить предварительную информацию об опыте и специализации потенциальных участников.

7. Составить список участников тендера (не более пяти компаний) и разослать его участникам.

8. Определить порядок представления работ и очередность участников, сообщить о времени презентации и жюри тендера участникам (в случае личной презентации).

9. Проанализировать представленные работы.

10. Провести второй тур тендера (в случае, если правила проведения тендера предусматривали это).

11. Определить победителя.

12. Сообщить итоги тендера всем участникам и поблагодарить их за участие.

13. Оплатить работу победителя, в соответствии с заявленными расценками.

Условием проведения эффективного тендера является его открытость и предоставление полной информации.

УКРАИНСКАЯ ПРАКТИКА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРОВ

Отношение строительных компаний к тендерам самое разное: одни участвуют в тендерах регулярно, другие вообще не участвуют, третьи подходят к участию избирательно. Недоверие к тендерам участники объясняют отсутствием объективности и невыполнения правил проведения тендеров организаторами. Организаторы сетуют на недостаточно высокий уровень представленных работ и "большие организационные усилия".

Сегодня проведение тендера в Украине зачастую напоминает баррикаду, где по одну сторону находятся организаторы, а по другую ? участники. Большинство организаторов плохо владеют информацией о строительном рынке, в частности, о специализации компаний, их уровне, опыте и принципах проведения определенного рода строительных работ.

Возможно, причина кроется во "всеядности" большинства тендеров - организаторы не всегда определяют четкие критерии участия. В одном тендере могут приниматься работы по абсолютно противоположным направлениям деятельности, что противоречит специализации и структуризации строительного рынка. Организаторы не всегда предоставляют полезную информацию в брифе, ограничиваясь лишь общими формулировками, не предоставляют необходимой информации о конкурентах, о ситуации на рынке. Часто не называется бюджет, а ведь его величина уже заключает в себе определенные возможности или, наоборот, исключает некоторые виды работ.

К сожалению, в нашей стране можно встретить использование тендерных разработок без согласования с компаниями-разработчиками. А украинское законодательство пока не дает возможности компаниям практически защитить свои права. Широкая огласка в СМИ могла бы отбить желание "пиратствовать", но СМИ не проявляют особого интереса к этой проблеме, ссылаясь на субъективность и заинтересованность "обиженной" стороны. Кстати, часто проводятся "фиктивные тендеры", победитель которых заранее известен, а проведение этого мероприятия продиктовано необходимостью отчитаться перед учредителями или западными инвесторами.

Зачастую организаторы "забывают" объявить победителя - иногда потому, что его просто не существует. Тендер, в котором нет победителя, превращается в масштабную бесплатную консультацию со стороны участников. Узнать, кто победил, важно не только самому победителю, но и другим участникам тендера. Письмо с такой информацией и словами благодарности за участие - элементарная вежливость организатора.

Правда, участники тоже не всегда ведут себя корректно по отношению друг к другу. Например, транслируют организатору различные слухи и непроверенные сведения о конкурентах. Компания-организатор в таком случае должна помнить, что профессионалы не боятся конкуренции и предпочитают хорошо отзываться о коллегах по бизнесу.

Скидка или стоимость работ, услуг может быть главным критерием отбора победителя. Тогда тендер сводиться к предоставлению прайс-листа или конкретного коммерческого предложения. Фактически же в понятие "цена" входит не только сумма денег, которую необходимо перечислить, но и связанный с предоставлением продукции спектр услуг. Поэтому сравниваются всегда услуги, а не цены сами по себе. Опыт, имидж, репутация компании влияют на уровень заявленных цен - лучше заплатить больше, но исключить риски, связанные с некомпетентностью и безответственностью. Ведущие операторы уже давно оценивают "нематериальные" услуги (креатив, консалтинг, организационные усилия) отдельно от материальной части. Профессионалы рассматривают, прежде всего, объем работ и осознают уровень ответственности в случае получения заказа, а затем уже оценивают финансовые показатели.

Несмотря на многие негативные моменты проведения тендеров в Украине, строительные компании все же начинают понимать, что участие в тендере - это, в любом случае, школа. Они учатся презентовать, отстаивать свою точку зрения, уважать себя, клиентов и конкурентов. К тому же, это возможность показать себя с лучшей стороны высокопоставленным заказчикам, общение с которыми в обычных условиях организовать очень трудно. Для молодых компаний тендер - это хороший способ заявить о себе, для растущих -возможность кристаллизовать свою политику, а для опытных участие в тендере - это, прежде всего, подтверждение своего уровня и возможность держать себя в форме.