Перед выбором. Как правильно организовать тендер

Туманов А. Перед выбором. Как правильно организовать тендер // Мир безопасности. 2003 . №5. C. 15-17

Часто встречается ситуация, когда заказчик, проведя тендер на производство работ, выбрав фирму, которая, на первый взгляд, должна удовлетворять всем требованиям, оказывается совершенно измотанным к концу работ от обилия проблем, связанных с их выполнением, разочарован уровнем услуг, которые он получил, и удивлён увеличением стоимости проекта. Такое положение в основном вызвано тем, что тендеры либо не проводятся (?один знакомый посоветовал?), либо проводятся на основе данных рекламы (?плохая фирма не тратит столько на рекламу?).



Напомним, что второй этап - собственно и есть определение фирмы для производства работ. Фирма, стоящая первой в предварительном ?коротком? списке, определенном на первой стадии, приглашается затем принять участие во второй стадии тендера.

Цель стадии 2 - совместно с фирмой - участницей тендера определить требуемый объем проекта и форму контракта. Во время этой фазы заказчик сможет объяснить требования и цели проекта более полно.

Фирма-участница будет иметь возможность ответить и внести предложения на основе своего опыта и добиться лучшего понимания требования и ожиданий заказчика.

Кроме того, эта фаза обеспечивает доступ к советам и экспертным знаниям верхней по списку фирмы при выработке наиболее полного объема предполагаемых работ.

На этом этапе появляется еще один шанс оценить, станет ли занявшая первое место в коротком списке фирма хорошим членом команды. Если заказчик не сможет достичь соглашения с этой фирмой по вопросу об объеме проекта, приглашается следующая по списку фирма.

РАЗРАБОТКА ОБЪЕМА УСЛУГ И СОГЛАШЕНИЯ

На этой стадии заказчик и первая по списку фирма начинают совместную работу по подробному обсуждению проекта.

В ходе этой работы должно быть достигнуто подробное и наиболее полное взаимопонимание между заказчиком и фирмой о конечной цели проекта сточки зрения заказчика. Фирма должна выяснить все подробности видения проблемы заказчиком, сформулировать свои предложения по всем частям проекта и совместно добиться единого подхода для решения поставленных задач.

В процессе таких обсуждений, которые зачастую занимают не один день, детально прорабатываются все составляющие проекта и определяется полный перечень необходимых работ и необходимый их объем.

Именно определение объема работ позволяет фирме сформулировать предложение по стоимости выполнения работ и предоставить их на согласование заказчику.

Если стоимость услуг не удовлетворяет заказчика, то производится совместная работа по модифицированию стоимости работ или же по изменению объема работ.

На данном этапе фирма должна предоставить заказчику полную информацию, основанную на оценках специалистов о последствиях, с которыми может столкнуться заказчик в случае изменения объема работ.

Если в ходе переговоров соглашение не может быть достигнуто, переговоры с данной фирмой прекращаются, и начинаются переговоры с фирмой, стоящей второй по списку.

Стадия третья: заказчик и фирма после согласования объемов работ и стоимости услуг заключают договор на выполнение требуемых услуг.

Во избежание споров и несогласованности в ходе работ договор должен быть тщательно проработан. В договоре подробно и точно указываются точный объем работ, стоимость услуг, порядок расчётов и т.д.

Также надо прописать в договоре возможные препятствия к выполнению работ и пути их устранения.

Например, необходимо предусмотреть пути решения таких проблем, как отсутствие строительной готовности объекта к началу производства работ, что может нарушить сроки выполнения работ, указать сроки сдачи работ фирмами-смежниками и т.д.

Для примера приведём фрагмент возможного договора на проведение проектных работ. ?3. Обязанности сторон. 3.1. Исполнитель обязан:

- выполнять работы в соответствии с заданием и иными исходными данными на проектирование и договором, в объемах и в сроки, установленные сторонами в дополнительных соглашениях к настоящему договору;

- согласовывать готовую рабочую документацию с Заказчиком, а при необходимости вместе с Заказчиком - с компетентными государственными органами и органами местного самоуправления;

- передать Заказчику готовую рабочую документацию.

3.1.1. Исполнитель не вправе передавать рабочую документацию третьим лицам без согласия Заказчика.

3.1.2. Исполнитель гарантирует Заказчику отсутствие у третьих лиц права воспрепятствовать выполнению работ или ограничивать их выполнение на основе подготовленной Исполнителем рабочей документации.

3.1.3. Исполнитель участвует в делах по искам, предъявленным Заказчику третьими лицами, в связи с недостатками составленной проектной документации. 3.2. Заказчик обязан:

- оплачивать Исполнителю выполненные работы в соответствии с дополнительными соглашениями, являющимися неотъемлемой частью настоящего договора;

- использовать рабочую документацию, полученную от Исполнителя, только на цели, предусмотренные дополнительными соглашениями, не передавать рабочую документацию третьим лицам и не разглашать содержащиеся в ней данные без согласия Исполнителя;

- оказывать необходимое содействие Исполнителю в выполнении проектных работ;

- участвовать вместе с Исполнителем в согласовании готовой рабочей документации с соответствующими государственными органами и органами местного самоуправления.

3.2.1. В случае существенного изменения исходных данных, а также вследствие иных обстоятельств, не зависящих от Исполнителя, повлекших за собой значительное удорожание проектных работ, возместить Исполнителю возникшие в связи с этим дополнительные расходы.

3.2.2. В случае возникновения судебного спора, связанного с предъявлением к Заказчику иска третьим лицом в связи с недостатками составленной рабочей документации, привлечь Исполнителя к участию в деле. 4. Порядок сдачи и приемки работ.

4.1. Передача оформленной в установленном порядке проектной продукции осуществляется по актам сдачи-приемки.

4.2. Исполнитель передает Заказчику рабочую документацию в количестве 4 комплектов в сброшюрованном виде.

4.3. Сдача-приемка оформленной в установленном порядке проектной продукции осуществляется в два этапа. Первый этап - сдача проектной документации и получение замечаний Заказчика, второй этап - окончательная сдача проектной продукции (после устранения замечаний) с подписанием акта сдачи-приемки.

4.4. Приемка и оценка качества проектной продукции, выполненной в соответствии с настоящим договором и дополнительными соглашениями к настоящему договору, проводится в части ее состава, технической грамотности, экономичности содержания, комплектности и оформления, соответствия техническому заданию на проектирование.

4.5. Приемка проектной продукции осуществляется в течение 10 рабочих дней с даты получения письменного извещения Исполнителя о её готовности.

4.6. Заказчик в течение 10 рабочих дней с момента получения проектной документации обязан отправить Исполнителю подписанный акт сдачи-приемки или мотивированный отказ от приемки работ.

4.7. В случае мотивированного отказа от приемки работ стороны в срок до 10 дней составляют двухсторонний акт с перечнем необходимых доработок и сроков их выполнения. Необходимые доработки выполняются Исполнителем безвозмездно.

4.8. При неполучении Исполнителем от Заказчика в течение 10 дней мотивированного отказа от подписания акта сдачи-приемки продукции, продукция считается принятой Заказчиком и подлежит оплате на основании одностороннего акта сдачи-приемки продукции. Все разногласия по качеству проектной продукции и ее комплектности решаются путем переговоров или с привлечением независимых экспертов?.

В каждом конкретном случае договор должен быть всесторонне проанализирован техническими специалистами и юрисконсультами обеих сторон.

МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТОИМОСТИ РАБОТ

Отобранная в ходе тендера фирма, предоставляя свои услуги заказчику, должна окупить не только свои затраты на выполнение работ, но также и обеспечить себе достаточную прибыль. Целью настоящего раздела и является объяснение, как именно рассчитывается стоимость работ, чтобы заказчики были полностью информированы об этих методиках, когда они проводят переговоры по поводу оплаты услуг выбранной фирмы.

Рассмотрим несколько методов назначения стоимости работ.

ПРОЦЕНТНАЯ ОПЛАТА

Это весьма распространенный метод расчета стоимости работ, однако, следует заметить, не самый лучший.

Основан он на том, что стоимость проектных и монтажных работ вычисляется в качестве процента от стоимости устанавливаемого оборудования. Для проектных работ этот процент обычно составляет 10-15%, для монтажных-40-50%. Данный метод может быть использован для расчёта стоимости работ по установке оборудования на малых объектах, но в нем много слабых мест.

Приведём простой пример.

Стоимость линейного дымового пожарного извещателя, например, составляет 50$, следовательно, стоимость монтажных работ по его установке может быть рассчитана по данной методике в сумме 25$. В случае установки его на высоте 3,5 м монтажник может воспользоваться лестницей-стремянкой, и тогда стоимость кажется вполне адекватной.

Однако при установке его на высоте 10 м монтажнику понадобится подъёмник, стоимость аренды которого составит около 100$. В этом случае фирма потерпит убытки.

Но главным недостатком данной методики является то, что выбор оборудования производится на ранней стадии переговоров, перед началом проектных работ. При детальной проработке вопроса почти всегда выясняется, что такая предварительная оценка не соответствует истинному положению вещей на объекте, и тогда либо снижается качество выполняемой услуги (замена оборудования на более дешёвое, например), либо появляются вопросы увеличения стоимости работ.

ОПЛАТА В ВИДЕ ТВЕРДОЙ СУММЫ

Этот вид оплаты также является достаточно распространенным методом установки стоимости выполнения работ. Выбранная фирма соглашается на фиксированную стоимость выполнения согласованного объема работ.

Данная методика имеет то преимущество, что заказчик всегда точно знает свою затратную часть. Однако не всегда представляется возможным подсчитать фиксированную стоимость в начале проекта, особенно, если заказчик недостаточно точно сформулировал свои требования, и поэтому иногда данная сумма корректируется, когда объем работы фактически будет известен.



РАСЧЕТ СТОИМОСТИ ПРОЕКТНЫХ РАБОТ ПО НОРМАТИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Самым приемлемым способом оценки стоимости проектных работ всё же является расчёт на основе ?Справочника базовых цен на проектные работы для строительства. Системы противопожарной и охранной защиты?. Справочник разработан ГП ?ЦЕНТРИНВЕСТпроект? Госстроя России и ОАО НПП ?Спецавтоматика?, одобрен и рекомендован для применения письмом Госстроя России от 28.09.99 № НЗ-3287/10.В основных положениях справочника указано:

1.1 Справочник базовых цен на проектные работы для строительства рекомендуется для определения базовых цен с целью последующего формирования договорных цен на разработку проектной документации систем противопожарной и охранной защиты предприятий, зданий, сооружений.

1.2 Справочник предназначен для применения организациями различных организационно-правовых форм, имеющих лицензию на выполнение соответствующих проектных работ для строительства и статус юридического лица согласно законодательству Российской Федерации.

1.3. Базовые цены в Справочнике установлены в зависимости от натуральных показателей: площади, объема, количества защищаемых объектов проектирования без учета налога на добавленную стоимость. В Справочник включены следующие системы:

1. Автоматические установки водяного пожаротушения.

2. Автоматические установки пожаротушения газовые, модульные и импульсного действия (порошковые, аэрозольные и др.).

3. Автоматические установки пожарной сигнализации.

4. Системы оповещения людей о пожаре.

5. Установки охранной сигнализации.

6. Установки периметральной охранной сигнализации.

7. Системы управления установками дымоудаления.

8. Насосные станции установок пожаротушения.

9. Привязка типовых проектов резервуаров хранения огнетушащего вещества для установок водяного и пенного пожаротушения. Раздел 2 Справочника определяет порядок определения базовых цен на проектные работы: 2.1. Базовая цена разð